Home 高效成長 自由工作者的必修課:時間管理九宮格日規劃日復盤

自由工作者的必修課:時間管理九宮格日規劃日復盤

by Wifi

與大家分享成為自由工作者後,我每天結束工作前與每天開始工作前,都會進行的時間管理儀式,幫助我清楚每日的待辦,並踏實的一個個完成工作(在待辦事項後面打一個勾感覺超爽XD)。

時間管理可說是自由工作者的第一堂必修,身為自由工作者沒了外力的束縛,如果不做好自我時間管理,反倒是各種的追趕跟焦慮,該放鬆時無法放鬆,該緊繃時又想散漫,比當員工時更感受不到心靈的彈性與自由。

九宮格日規劃日復盤

九宮格日規劃日復盤3大元素

● 輕重緩急

● 工作類別(收益、投資、其他)

● 預估花費時間/實際花費時間

一、輕重緩急

準確的判斷輕重緩急,為工作者爭取工作與工作間的彈性空間(偷閒時間),在資訊、溝通速度極快的世代,每位工作者每天都要經手許多事,而工作效率的提升就取決於對輕重緩急的判斷。

必要性:把輕重緩急列在九宮格的橫軸,幫助我們每天在規劃隔日的工作時就事先釐清,工作之間的優先順序,透過手寫的方式,避免空想著每日待辦有N項時,產生心理負擔覺得每件事都很重要,卻每件事都還沒做

二、工作類別

自由工作者就像是一間一人公司,除了現階段要有收益外(短期目標),也必須將時間分配來投資自己,讓自己累積未來達成長期目標的實力,因此我將工作類別分成三種,分別為收益、投資、其他,你也可以自己定義。

收益類別:很簡單意及讓我們活下去的必要資金,諸如你手上案子的收益、備用金等。

投資類別:個人即公司,我們必須花時間投資未來想達到的目標,這個目標可以跟專業成長相關、跟人脈相關,或跟你的人生里程碑有關,總之別只是忙於接案,投資個人的成長更是必須重視與長期累積的。

其他:我把個人的事務如閱讀、運動、打掃等,以及一些很細碎的雜事都歸類在這個項目,幫助自己不忘記他們的存在XD。

三、預估花費時間/實際花費時間

剛開始使用九宮格1-2天候,我覺得哪裡怪怪的,我只知道我做完事情了,但不知道我花多少時間做,這衍伸出2個問題。

1.工時無法預估時間難以排程

因為時間掌握在自己手中,若不能掌握某個工作要花費的時間,時間的運用就越沒效率,例如:明明可利用零碎的時間完成,卻因為錯估它的工時,而選擇在完整大段的時間去做它,或實際上只要花1H就能完成陪家人出去吃飯,卻因錯估工時而叫他們自己去吃吧。

天的工作是由一個個小物件組成,因此小物件所花費的時間絕對要清楚掌握。

2.無法復盤報價的合理性

這點對於初期自由工作者特別重要,初期在報價時,因為還沒實際與業主合作過,在缺乏經驗值下,會發生報價過高或過低的可能性。

假設專案合作一個月,分別於每周完成部分事務,若沒有當下就做工作時間紀錄,就難以在事後知道工作時數,作為復盤修正報價合理性的依據。

我自己的作法是。

用兩個不同顏色的筆,分別寫下我工作前預估要花費的時間,在工作後寫下我實際花費的時間,對照兩者的差異,也讓我後續在推估每個專案所需花費工時,心底有基本的數字,不至於讓自己接了一個工時與收費過度懸殊的合作。

總結-九宮格法解決3個時間問題

透過九宮格法,每日規劃與修正我的待辦事項,解決3個時間問題。

固定每日工作時數:掌握了每個小工作的時間,讓我可以抓出根據目前工作量,每天合理的平均工時,解決把所有工作擠在某天完成,其它天都無所事事的極端狀態。

時間得到真正釋放:得出每天的固定工時,多出來的時間就真正得到釋放,因為我知道依據這樣的節奏,所有工作都可以完成,解決心理無形的焦慮跟擔心。

提高合作報價與內容的評估準確性:自由工作者沒案子很擔心,有案子也要擔心,怕做下去才發現跟當初談的差很多,透過時間與工作項目的復盤,我清楚知道每件事要花的時間,幫助我降低這樣的風險。

You may also like

Leave a Comment